Kunden ringer om pakken – og får svar med det samme
I en mindre webshop er det ofte de samme mennesker, der pakker ordrer, svarer på mails og tager telefonen. Den virtuelle receptionist tager opkaldene, klarer de almindelige spørgsmål om levering, returnering og størrelser og sender resten videre til jer med ordrenummer og et kort resumé.
- Svarer døgnet rundt
- 45+ sprog
- Jeres nuværende telefonnummer
Det kender alle, der driver webshop
"Hvor er min pakke?"
Det mest almindelige spørgsmål af alle. Kunden har fået et trackingnummer fra PostNord, GLS eller et andet fragtfirma, men kan ikke finde mailen – eller vil bare høre det fra et menneske.
Returnering og fortrydelsesret
Hvordan returnerer jeg? Hvem betaler fragten? Hvornår får jeg pengene tilbage? De 14 dages fortrydelsesret giver mange spørgsmål, især efter jul og store kampagner.
Størrelser og lager
Er skoene små i størrelsen? Kommer den blå jakke hjem igen? Får kunden ikke svar, handler hun et andet sted.
Spidsbelastning efter kampagner
Efter Black Friday eller et nyhedsbrev ringer mange på én gang – netop når ordrerne skal plukkes, pakkes og sendes.
Det tager den virtuelle receptionist sig af
- Svarer på spørgsmål om levering, fragtmuligheder og pakkeshop
- Slår ordrestatus op ud fra ordrenummer, når webshoppen er koblet på
- Forklarer returnering og fortrydelsesret efter jeres egne handelsbetingelser
- Svarer på spørgsmål om størrelser og produkter ud fra de oplysninger, I giver
- Noterer kunder, der vil have besked, når en vare er på lager igen
- Svarer på spørgsmål om betaling, fx MobilePay eller kort, og om butikken er e-mærket – sådan som I har beskrevet det
- Sender reklamationer og sager, der kræver et menneske, videre med ordrenummer og resumé
- Taler med kunderne på deres eget sprog
Sådan lyder samtalerne
Eksempler på situationer, som receptionisten håndterer efter de regler, I aftaler med os.
Pakken er ikke kommet
"Hej, jeg bestilte en jakke for en uge siden, og den er stadig ikke kommet. Hvor er den?"
Receptionisten beder om ordrenummer eller mailadresse. Er webshoppen koblet på, slår den status op og fortæller, hvad butikken ved om forsendelsen. Ellers noteres sagen med ordrenummeret og sendes til jer.
Kunden får svar eller besked om, hvornår I vender tilbage – og I slipper for at lede i indbakken.
Forkert størrelse
"Bukserne er for små. Kan jeg bytte til en større størrelse?"
Receptionisten forklarer, hvordan bytte og returnering foregår hos jer, hvad der gælder inden for fortrydelsesretten, og om returfragten er gratis eller betales af kunden – som det står i jeres betingelser.
Kunden ved, hvad der skal ske, og I får færre mails om det samme.
Udsolgt vare
"Den grønne kjole i størrelse M er udsolgt. Kommer den igen?"
Receptionisten svarer ud fra det, I har oplyst om varen, og noterer navn og kontaktoplysninger, hvis kunden vil have besked, når den er tilbage.
Et muligt salg forsvinder ikke, selv om varen er udsolgt lige nu.
Sådan fungerer det i praksis
Koblet på webshoppen
På integrationssiden finder du bl.a. Shopify, WooCommerce, Magento, PrestaShop og BigCommerce. Hvilke oplysninger receptionisten kan slå op, aftaler vi ved opsætningen.
Færdige sager til kundeservice
Det, der kræver et menneske, kommer frem med ordrenummer, kontaktoplysninger og et kort resumé – også i værktøjer som Zendesk eller Freshdesk.
45+ sprog
Kunder fra Sverige, Tyskland eller Polen får svar på deres eget sprog – uden tastevalg.
Døgnet rundt
Spørgsmål om aftenen og i weekenden får svar med det samme, og køen efter en kampagne klares uden optaget-tone.
Mere om koblinger til kalendere og systemer: integrationer · databeskyttelse: GDPR
Ofte stillede spørgsmål
Kan den se, hvor pakken er?
Når webshoppen er koblet på, kan receptionisten slå ordrestatus op og den trackinginformation, butikken har. Uden kobling noterer den ordrenummeret og sender sagen videre til jer.
Kan den godkende returnering eller refundering?
Nej. Den forklarer jeres returregler og fortrydelsesretten, sådan som I har beskrevet dem, og tager imod henvendelsen. Godkendelse og tilbagebetaling klarer I selv.
Hvordan svarer den på spørgsmål om størrelser og produkter?
Ud fra de oplysninger, I giver: størrelsesguides, produktbeskrivelser og det, I plejer at svare. Kender den ikke svaret, siger den det og sender spørgsmålet videre.
Hvad hvis kunden vil reklamere over en vare?
Reklamationen noteres med ordrenummer, beskrivelse af fejlen og kontaktoplysninger og sendes til jer. Receptionisten lover ikke noget på butikkens vegne.
Beholder vi webshoppens telefonnummer?
Ja. Det kræver kun viderestilling fra jeres nuværende nummer – fx når linjen er optaget eller uden for åbningstid.
Ingen kunde skal gå og undre sig over, hvor pakken er
Book en demo og hør, hvordan receptionisten kan tage telefonen for jeres webshop.