Gæsten ringer kl. 23 fra motorvejen. Nogen skal svare.
Om dagen står receptionen med check-in og morgenmad, om natten er der måske ingen. Den virtuelle receptionist tager hvert opkald, svarer på spørgsmål om værelser, parkering og ankomst og tager imod direkte bookingforespørgsler – på dansk, tysk, engelsk og mange andre sprog.
- Svarer døgnet rundt
- 45+ sprog
- Jeres nuværende telefonnummer
Hverdagen i en travl reception
Telefonen ringer midt i check-in
Personalet skal vælge mellem gæsten ved skranken og gæsten i røret. Et ubesvaret opkald kan være en booking, der ender på en bookingportal i stedet.
Små hoteller uden natbemanding
På mange kroer og B&B er der ingen i receptionen efter aftensmaden. Sen ankomst, glemt kode til nøgleboksen eller et spørgsmål om morgenmad bliver hængende.
Gæster fra hele verden
Tyske sommerhusgæster, svenske weekendturister og forretningsrejsende på engelsk. Ikke alle i personalet taler alle sprog.
Samme spørgsmål igen og igen
Er der parkering? Må hunden komme med? Hvornår er der morgenmad? Kan vi tjekke ind tidligere? Svarene står på hjemmesiden, men gæsten ringer alligevel.
Det tager den virtuelle receptionist sig af
- Tager imod direkte bookingforespørgsler døgnet rundt
- Svarer på spørgsmål om værelser, faciliteter og husregler
- Forklarer ankomst, parkering og sen check-in
- Noterer særlige ønsker – barneseng, allergi, tidlig ankomst
- Taler med gæsten på dansk, tysk, engelsk og 45+ sprog
- Tager imod bordbestilling til hotellets restaurant
- Sender bekræftelser og information på SMS eller e-mail
- Stiller om til vagthavende, når det er nødvendigt
Sådan lyder samtalerne
Eksempler på situationer, som receptionisten håndterer efter de regler, I aftaler med os.
Sen ankomst
"Vi sidder i kø på E45 og når først frem ved midnat – kan vi stadig komme ind?"
Receptionisten beroliger gæsten, forklarer hvordan sen check-in fungerer hos jer – nøgleboks, kode eller natklokke – og noterer det forventede ankomsttidspunkt.
Gæsten kører roligt videre, og morgenholdet kan se beskeden.
Tysk familie vil booke direkte
"Guten Tag, haben Sie im Juli ein Familienzimmer für vier Nächte?"
Receptionisten svarer på tysk, spørger ind til datoer, antal personer og ønsker og tager imod forespørgslen efter jeres regler – med tilgængelighed fra jeres system, hvis det er koblet på.
Forespørgslen lander hos jer som en direkte booking i stedet for via en portal.
Spørgsmål før opholdet
"Må vi tage vores hund med, og er der ladestander til elbilen?"
Receptionisten svarer præcist ud fra de oplysninger, I har givet – husregler, gebyrer og faciliteter – og tilbyder at sende det hele på SMS.
Gæsten får svar med det samme, og receptionen slipper for endnu et opkald.
Sådan fungerer det i praksis
Kobling til jeres PMS
Integrationer med bl.a. Cloudbeds, Opera PMS og Mews. Hvilket system I bruger, og hvordan det kobles på, aftaler vi ved opsætningen.
45+ sprog
Receptionisten skifter automatisk til gæstens sprog – dansk, tysk, engelsk, svensk, norsk og mange flere.
Døgnet rundt
Om natten, i weekenden og i højsæsonen, når alle linjer ellers ville være optaget.
SMS, WhatsApp og e-mail
Bekræftelser, vejvisning og kode til nøgleboksen kan sendes direkte til gæsten efter samtalen.
Mere om koblinger til kalendere og systemer: integrationer · databeskyttelse: GDPR
Ofte stillede spørgsmål
Kan receptionisten lave bookinger direkte i vores system?
Det afhænger af jeres system. Med en integration kan den se tilgængelighed og oprette forespørgsler. Uden integration tager den imod alle oplysninger og sender dem til jer som en færdig forespørgsel.
Hvilke sprog taler den?
Over 35 sprog, bl.a. dansk, tysk, engelsk, svensk, norsk, polsk og hollandsk. Den skifter til gæstens sprog i løbet af samtalen.
Kan den håndtere klager eller problemer under opholdet?
Den lytter, noterer problemet og giver det videre til vagthavende med det samme. Kræver situationen et menneske, stiller den om.
Hvad sker der med opkald om natten?
Receptionisten svarer døgnet rundt. Om natten kan den forklare sen check-in, tage imod bookingforespørgsler og give akutte sager videre til det nummer, I har angivet.
Beholder vi hotellets telefonnummer?
Ja. Opkaldene viderestilles fra jeres nuværende nummer – hele tiden eller kun når receptionen er optaget eller lukket.
Hvert opkald kan være en direkte booking
Book en demo, og hør hvordan receptionisten vil tage imod jeres gæster i telefonen.