Fredag kl. 19 ringer telefonen. Ingen har hænderne fri.
Midt i aftenservicen er der ingen, der kan gå fra et bord for at tage telefonen. Den virtuelle receptionist tager imod bordbestillinger, svarer på spørgsmål om menu og allergener og noterer forespørgsler om selskaber – så personalet kan blive ved gæsterne.
- Svarer døgnet rundt
- 45+ sprog
- Jeres nuværende telefonnummer
Når telefonen ringer på det værste tidspunkt
Opkald midt i servicen
De fleste ringer, når restauranten er fuld. Et opkald, der ikke bliver taget, er ofte et bord, der bliver booket et andet sted.
Selskaber og julefrokoster
I efteråret vælter det ind med forespørgsler om julefrokost, firmafester og mærkedage. De kræver tid og detaljer – og kommer altid på travle dage.
Allergier og særlige ønsker
Gluten, nødder, laktose, vegansk. Gæsterne vil have et klart svar, og det skal være korrekt.
Udeblivelser
Et bord til otte, der ikke dukker op en lørdag aften, kan ikke sælges igen. Påmindelser og nem afbestilling hjælper.
Det tager den virtuelle receptionist sig af
- Tager imod bordbestillinger og ændringer
- Noterer forespørgsler om selskaber, julefrokost og firmafester
- Svarer på spørgsmål om menu, åbningstider og allergener ud fra jeres oplysninger
- Sender bekræftelse og påmindelse på SMS
- Tager imod afbestillinger og frigiver bordet
- Oplyser om takeaway og afhentning, hvis I tilbyder det
- Svarer udenlandske gæster på deres eget sprog
- Stiller om til restauranten, når det er nødvendigt
Sådan lyder samtalerne
Eksempler på situationer, som receptionisten håndterer efter de regler, I aftaler med os.
Bord til lørdag
"Har I et bord til fire på lørdag kl. 19.30?"
Receptionisten tjekker ledige borde i jeres bookingsystem, tilbyder det nærmeste tidspunkt og spørger, om der er allergier eller en særlig anledning.
Gæsten får bekræftelse på SMS, og bordet står i systemet.
Julefrokost for firmaet
"Vi er 25 fra kontoret, der gerne vil holde julefrokost hos jer i starten af december."
Receptionisten spørger til dato, antal personer, budget-ønsker og eventuelle diæter og noterer det hele som en samlet forespørgsel.
I får en færdig forespørgsel og kan vende tilbage med et tilbud, når der er ro.
Allergispørgsmål
"Min datter har nøddeallergi – kan hun spise hos jer?"
Receptionisten svarer ud fra de allergenoplysninger, I har givet, og noterer allergien ved reservationen. Er der tvivl, lover den, at køkkenet ringer tilbage.
Gæsten føler sig tryg, og køkkenet ved besked på forhånd.
Sådan fungerer det i praksis
Bookingsystem og kalender
Integrationer med bl.a. OpenTable og Resy samt Google Calendar. Andre systemer aftaler vi ved opsætningen.
Påmindelser
Automatisk SMS eller WhatsApp før besøget med mulighed for at afbestille – så bordet kan gå videre.
45+ sprog
Turister og internationale gæster kan booke på deres eget sprog.
Alt samlet ét sted
Bestillinger, forespørgsler og beskeder ligger samlet i dashboardet, så intet forsvinder på en gul seddel.
Mere om koblinger til kalendere og systemer: integrationer · databeskyttelse: GDPR
Ofte stillede spørgsmål
Kan receptionisten booke direkte i vores bookingsystem?
Med en integration, ja. Uden integration tager den imod alle oplysninger og sender dem til jer, så I kan indtaste eller bekræfte bookingen.
Hvordan svarer den på spørgsmål om allergener?
Kun ud fra de oplysninger, I selv har givet. Er noget uklart, lover den ikke noget, men sørger for, at køkkenet ringer tilbage.
Kan den tage imod større selskaber?
Ja. Den stiller de spørgsmål, I ønsker – dato, antal, menu, diæter – og sender en samlet forespørgsel, så I kan give et tilbud.
Hvad hvis gæsten vil tale med restauranten?
Så stiller receptionisten om til det nummer, I har valgt, eller noterer et ønske om opringning, hvis ingen kan tage den.
Beholder vi vores nummer?
Ja. Opkaldene viderestilles fra jeres nuværende nummer – for eksempel kun i åbningstiden eller når linjen er optaget.
Lad personalet blive ved bordene
Book en demo og hør, hvordan receptionisten tager imod bordbestillinger i jeres restaurant.