Mekanikeren står under bilen. Telefonen ringer igen.
På et værksted er det dem, der skruer, der også tager telefonen. Den virtuelle receptionist booker service og dækskifte, svarer på spørgsmål om syn, lånebil og afhentning og giver jer besked – så arbejdet i hallen ikke hele tiden bliver afbrudt.
- Svarer døgnet rundt
- 45+ sprog
- Jeres nuværende telefonnummer
Det kender de fleste værksteder
Afbrydelser i hallen
Hver gang telefonen ringer, må en mekaniker lægge værktøjet. Det koster tid på den bil, der står på liften.
Dækskiftesæsonen
I oktober og april vil alle have skiftet til vinter- eller sommerdæk på samme tid. Telefonen ringer konstant, og mange opkald bliver ikke taget.
"Er min bil klar?"
Kunder ringer for at høre, hvornår bilen er færdig, eller om der er fundet noget ved servicen. Opkaldene er korte, men mange.
Opkald efter lukketid
Kunder, der har tid om aftenen, vil gerne booke service eller syn – men værkstedet har lukket.
Det tager den virtuelle receptionist sig af
- Booker service, reparation og dækskifte i jeres kalender
- Spørger til bilmærke, model og nummerplade
- Svarer på spørgsmål om syn, lånebil og afhentning
- Sender påmindelse om aftalen på SMS
- Noterer henvendelser om skader og fejl til værkfører
- Booker prøveture og noterer interesse for biler til salg
- Tager imod opkald uden for åbningstid
- Stiller om til værkstedet, når det haster
Sådan lyder samtalerne
Eksempler på situationer, som receptionisten håndterer efter de regler, I aftaler med os.
Dækskifte i oktober
"Jeg vil gerne have skiftet til vinterdæk – har I tid i næste uge?"
Receptionisten spørger, om dækkene opbevares hos jer, noterer nummerpladen og tilbyder ledige tider fra jeres kalender.
Kunden får bekræftelse på SMS, og værkstedet slipper for endnu et opkald i højsæsonen.
Bilen skal til syn
"Min bil skal til syn om en måned, kan I klargøre den og køre den derhen?"
Receptionisten forklarer, hvordan I håndterer klargøring til syn, booker en tid til gennemgang og noterer, om kunden har brug for lånebil.
Opgaven ligger klar i kalenderen med alle oplysninger.
Lampe i instrumentbrættet
"Der er kommet en gul motorlampe, kan jeg køre videre?"
Receptionisten stiller ikke en diagnose, men noterer symptomerne, booker en fejlsøgning og stiller om til en mekaniker, hvis det lyder akut.
Værkføreren kender problemet, før bilen kommer ind.
Sådan fungerer det i praksis
Jeres kalender
Fungerer med gængse kalendere som Google Calendar og Outlook 365. Kobling til jeres værkstedssystem aftaler vi ved opsætningen.
Mekanikerne kan arbejde
Opkaldene håndteres, uden at nogen skal lægge værktøjet. I får et kort resumé af hver samtale.
Påmindelser
SMS før aftalen, så færre glemmer deres tid – også når bilen skal til syn.
Salg og værksted
Henvendelser om prøveture og biler til salg sendes til sælgerne, serviceopgaver til værkstedet.
Mere om koblinger til kalendere og systemer: integrationer · databeskyttelse: GDPR
Ofte stillede spørgsmål
Kan receptionisten fortælle, hvad en reparation koster?
Den kan oplyse faste priser, som I har givet, for eksempel på dækskifte eller service. Ved reparationer, der kræver en vurdering, lover den, at værkstedet vender tilbage.
Kan den sige, om bilen er klar?
Med en kobling til jeres system kan den give status. Uden kobling noterer den spørgsmålet og sørger for, at kunden bliver ringet op.
Hvad med opkald om skader eller nedbrud?
Receptionisten noterer situationen og stiller om til værkstedet med det samme, hvis det haster. Om aftenen kan den give det nummer, I har angivet til vejhjælp.
Kan den bruges af en bilforhandler?
Ja. Den kan booke prøveture, notere hvilken bil kunden er interesseret i og sende henvendelsen til den rette sælger.
Beholder vi værkstedets telefonnummer?
Ja. Opkaldene viderestilles fra jeres nuværende nummer – hele tiden eller kun når ingen kan tage den.
Hold værktøjet i hånden – vi tager telefonen
Book en demo og se, hvordan receptionisten kan booke service og dækskifte for jer.