Telefontiden er kl. 8–9. Patienterne ringer, når de har brug for det.
Klokken otte ringer alle på én gang, og sekretæren skal samtidig tage imod patienten ved skranken. Den virtuelle receptionist tager hvert opkald, booker tid i jeres kalender, flytter aftaler og sender det, der haster, direkte videre til personalet.
- Svarer døgnet rundt
- 45+ sprog
- Jeres nuværende telefonnummer
Det kender de fleste klinikker
Kø i telefontiden
Når telefonen åbner om morgenen, ringer mange på samme tid. Nogle giver op, andre prøver igen og igen – og sekretæren når ikke at løfte blikket fra røret.
Tider, der ikke bliver brugt
Patienter glemmer deres aftale eller får ikke meldt afbud i tide. En tom tid er tabt tid for både klinikken og de patienter, der venter.
De samme spørgsmål hver dag
Hvornår er der telefontid? Kan jeg forny min recept? Tager I nye patienter? Giver I tilskud via sygeforsikringen? Hvert spørgsmål tager tid fra patienten ved skranken.
Opkald efter lukketid
Tandpine en fredag aften eller et spørgsmål om prøvesvar i weekenden. Uden svar ved patienten ikke, om de skal vente til mandag eller ringe til lægevagten.
Det tager den virtuelle receptionist sig af
- Tager telefonen i telefontiden – og uden for den
- Finder ledige tider i jeres tilknyttede kalender
- Sender påmindelse om aftalen på SMS eller WhatsApp
- Modtager afbud og tilbyder en ny tid
- Svarer på spørgsmål om åbningstider, priser på tandbehandling og adgang
- Noterer anmodninger om receptfornyelse til lægen
- Henviser til sundhed.dk eller Min Læge-appen, hvis det er jeres praksis
- Sender akutte opkald direkte videre til personalet
Sådan lyder samtalerne
Eksempler på situationer, som receptionisten håndterer efter de regler, I aftaler med os.
Tandpine fredag aften
"Hej, jeg har fået voldsom tandpine i aften – kan jeg komme ind i morgen?"
Receptionisten spørger, hvor længe smerten har stået på, og om der er hævelse, finder den første akuttid og booker den med det samme. Er klinikken lukket i weekenden, oplyser den om tandlægevagten, som I har angivet.
Patienten får en bekræftelse på SMS, og tandlægen får et notat om symptomerne.
Receptfornyelse
"Jeg skal have fornyet min blodtryksmedicin – kan I hjælpe?"
Receptionisten udskriver ikke recepter. Den noterer præparatet og patientens oplysninger til lægen – eller forklarer, at fornyelse kan bestilles via sundhed.dk eller Min Læge-appen med MitID, hvis det er sådan I gør.
Lægen får anmodningen som et færdigt notat, og telefonen er fri igen.
Afbud kl. 6.45
"Jeg må desværre aflyse min tid i dag, min søn er blevet syg."
Receptionisten registrerer afbuddet, frigiver tiden i kalenderen og tilbyder med det samme et par nye tidspunkter.
Den ledige tid kan gå til en anden patient, før klinikken overhovedet har åbnet.
Sådan fungerer det i praksis
Den kalender, I allerede bruger
Fungerer med gængse kalendere som Google Calendar, Outlook 365 og Microsoft Bookings. Kobling til klinikkens eget system aftaler vi ved opsætningen.
Det akutte kommer først
Receptionisten stiller ingen diagnoser. Lyder en samtale bekymrende, stiller den om til personalet og henviser til 112 eller lægevagten efter jeres instruks.
45+ sprog
Patienter, der taler engelsk, tysk, polsk, ukrainsk eller arabisk, får svar på deres eget sprog – uden "tryk 1".
Styr på patientdata
I bestemmer, hvad receptionisten spørger om, og hvad der bliver gemt. Hvordan vi behandler data, kan du læse på vores GDPR-side.
Mere om koblinger til kalendere og systemer: integrationer · databeskyttelse: GDPR
Ofte stillede spørgsmål
Giver den virtuelle receptionist lægefaglig rådgivning?
Nej. Den booker tider, svarer på praktiske spørgsmål og giver sager videre til personalet. Ved symptomer, der kan være livstruende, henviser den til 112 – og ellers til lægevagten efter jeres anvisning.
Kan den logge ind på sundhed.dk eller bruge MitID for patienten?
Nej. Receptionisten har ikke adgang til patientens MitID eller journaler. Den kan forklare, hvordan patienten selv bestiller tid, e-konsultation eller receptfornyelse via sundhed.dk eller Min Læge-appen, hvis I ønsker det.
Kan den forny recepter?
Den udskriver ikke recepter. Den tager imod anmodningen, noterer præparat og kontaktoplysninger, og lægen får det som et samlet notat.
Hvad hvis patienten vil tale med et menneske?
Så stiller receptionisten om til det nummer, I har valgt. Kan ingen tage den, noterer den et ønske om opringning med et kort resumé af sagen.
Beholder vi klinikkens nuværende nummer?
Ja. Typisk sættes viderestilling op – for eksempel når linjen er optaget, efter nogle ring eller uden for åbningstid.
Ingen patient skal møde en optaget-tone igen
Book en demo, så viser vi, hvordan receptionisten vil håndtere opkaldene i jeres klinik.